SAGARPA deberá entregar información sobre la reestructuración orgánico-funcional de la extinta SAGAR


Ciudad de México a 19 de diciembre de 2017

Folio de la solicitud: 0000800292817

Número de expediente: RRA 7301/17

Comisionado Ponente: Joel Salas Suárez

El caso

El particular solicitó a la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación (SAGARPA) conocer documentos relacionados con la reestructuración orgánico-funcional que sufrió una dependencia antecesora, la entonces Secretaría de Agricultura y Recursos Hidráulicos (SAGAR). Le interesa información detallada sobre las plazas ocupadas en la transferencia de personal derivadas de la reestructuración de la SAGAR a otra dependencia, hoy también extinta, la Secretaria de Medio Ambiente, Recursos Naturales y Pesca (SEMARNAP); específicamente, de las delegaciones ubicadas en el Distrito Federal.

En respuesta, la SAGARPA envió dos oficios advirtiendo que no cuenta con la información solicitada. Inconforme, el particular impugnó la inexistencia declarada e indicó que el sujeto obligado limitó su búsqueda y no manifestó todo lo requerido en relación a la inexistencia aludida. En alegatos, la SAGARPA reiteró su respuesta inicial y señaló que los archivos requeridos no se encuentran en las unidades administrativas donde realizó la búsqueda. Además, informó que, de acuerdo al criterio 07/10 emitido por este Instituto, no tiene la obligación de declarar formalmente la inexistencia, ya que la información requerida tiene una antigüedad de 23 años.

En análisis

Tras analizar el caso esta ponencia identificó que la SAGARPA realizó una búsqueda restrictiva de la información debido a que no turnó la solicitud a todas las unidades administrativas competentes que podrían conocer lo solicitado, entre las que destacan: la Oficina del Abogado General y la Dirección General de Recursos Materiales, Inmuebles y Servicios. Respecto al criterio 07/10 mencionado por la SAGARPA, cabe señalar que de acuerdo con la Ley Federal de Archivos los sujetos obligados deben contar con un Catálogo de Disposición Documental y, conforme a éste, la Unidad de Archivo de Concentración deberá conservar la documentación hasta cumplir con el periodo prescrito. En caso de que los documentos hayan sido dados de baja se deberá emitir la expedición de la baja documental, proceso que el sujeto obligado no mostró. Por lo anterior resulta fundado el agravio del particular.

Posicionamiento

¿Cuál es la importancia de preservar archivos? En los archivos se conserva la historia de las naciones y las acciones de los gobiernos. Son la base para documentar la toma de decisiones de las autoridades y contienen evidencia que puede ayudar a identificar cuando éstas hayan sido ilegales o corruptas. Por estas razones, garantizar el derecho de acceso a la información a través de la conservación de documentos en los archivos facilita la comprensión de nuestra memoria común y la búsqueda de la verdad.

Además, solicitudes de información como la que dio origen a este recurso de revisión, demuestran la importancia de los archivos para, en un horizonte de tiempo más cercano, hacer rendir cuentas a las autoridades y, algo que a menudo se pierde de vista, satisfacer las necesidades de la población. Los archivos también sirven para resolver problemas cotidianos, desde hacer consultas y trámites, hasta contribuir en la resolución de procesos legales. La apropiada gestión de los archivos de las instituciones públicas es necesaria para asegurar que los ciudadanos puedan tener acceso a documentos importantes para ellos, como en el caso de este recurso, donde la información podría servir, por ejemplo, para defender algún derecho laboral del personal que formó parte de dichas reestructuras.

Las instancias gubernamentales que generan o tienen en su posesión documentos, deben reafirmar su compromiso para promover una efectiva gestión y preservación de los archivos. Es importante que estos se conserven a pesar de los cambios o las trasformaciones en las instituciones. Esto asegurará que el tiempo y los cambios gubernamentales no comprometan el derecho de acceso a la información de los ciudadanos. Además, la homologación de archivos, mediante la existencia de criterios y lineamientos comunes en los procesos de producción y gestión de documentos, también puede facilitar su conservación y, de esta manera, contribuir a que el derecho de acceso a la información se fortalezca.[1]

Relevancia del caso

No obstante, la conservación no es suficiente, el acceso sencillo a estos documentos es lo que permite a los ciudadanos utilizarlos para resolver sus problemas cotidianos. Las personas deben poder consultar fácilmente los archivos que genera y resguarda el Estado. En este sentido, la disponibilidad de los archivos en versión digital representa una solución para generar mayor apertura y ayudar a las instituciones a proporcionar acceso a los documentos de forma simple y poco costosa. Actualmente, los organismos públicos tienen la posibilidad de acceder a una guía hecha por el Archivo General de la Nación titulada “Recomendaciones para proyectos de digitalización de documentos”.[2] Estas recomendaciones podrían servir a las organizaciones gubernamentales para digitalizar sus documentos.

Como lo mencioné, los archivos conservan la historia de nuestro país, nos permiten preservar nuestra memoria colectiva y facilitan la rendición de cuentas. También son un insumo para resolver problemas cotidianos: responder dudas, hacer trámites, solicitar servicios e, incluso, llevar a cabo procesos judiciales. Unos archivos bien gestionados y de fácil acceso permiten a las instituciones demostrar que son parte de una administración pública moderna, eficaz y eficiente que puede atender las demandas de los ciudadanos y hacer más sencilla la resolución de sus problemas de la vida diaria. El pasado 15 de diciembre, la Cámara de Senadores aprobó el dictamen de la Ley General de Archivos. El INAI reconoce que se haya considerado las aportaciones del órgano garante y de expertos en la materia para integrarlas a este marco normativo que establece la organización y administración homogénea de los archivos a nivel nacional. Espero que una vez puesta en vigor, se aplicada teniendo claridad de que los archivos no son solo historia, también son presente.

Propuesta

Por tanto, esta ponencia propone REVOCAR la respuesta de la SAGARPA y se le instruye realizar una búsqueda exhaustiva en todas las unidades administrativas competentes y una vez localizada la información, entregarla al particular.

Referencias

[1] http://amqueretaro.com/el-pais/mexico/2017/09/13/instituciones-llaman-a-aprobar-ley-general-de-archivos

[2]https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/146401/Recomendaciones_para_proyectos_de_digitalizacion_de_documentos.pdf

  • Comparto versión estenográfica completa, mi participación comienza en la página 28.

  • Comparto audio completo de la sesión del pleno.

  • Comparto fragmento de video con mi participación

#Archivos #SAGARPA #INAI #AccesoalaInformación #Transparencia

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